En negocios, pensar que una venta acaba con la emisión de una factura es un error habitual, pues todavía queda el proceso de cobranza, que puede ser muy engorroso ya que debe abordarse considerando el caso particular de cada cliente. Por este motivo, y en lo que a gestión de cuentas por cobrar se refiere, los gastos de cobranza deben considerarse en la planificación estratégica de la empresa.
En ese sentido, debemos considerar que los costos de cobranza tiene dos aristas:
- Costos fijos, como el pago de los salarios del personal de finanzas.
- Costos variables, donde se incluyen gastos administrativos internos y el pago de servicios externos contratados para la gestión de cobranzas, sin olvidar toda la parte legal.
Además, una buena gestión de cobranza implica conocer el comportamiento de pago de un cliente, pudiendo advertir desde un inicio si se trata de una persona de alto riesgo o, en el caso de tener que iniciar un proceso de recuperación de deudas, saber cómo abordarlo.
Conocer el comportamiento de pago de un cliente implica evaluar aspectos como su comportamiento de pago durante un período determinado -preferiblemente de los dos a nueve meses anteriores-, conocer su historial crediticio y situación financiera actual, para así poder determinar si es viable venderle a crédito y, si es así, cuál es la probabilidad de recuperación con base en una previsión para deudores incobrables.
Así, las empresas podrán establecer los gastos de cobranza en sus presupuestos, permitiendo una correcta gestión de las cuentas por cobrar.
¿Cuáles son las variables a tomar en cuenta para poder cobrar facturas de forma efectiva?
En general, estas variables pueden clasificarse en cuatro tipos:
- Situación actual: nivel de ingresos, antigüedad, días de atraso el último mes, saldo, etc.
- Situación histórica: días de atraso acumulado en los últimos meses, historial de mora avanzada, endeudamiento máximo, etc.
- Promedios de pagos efectuados en un determinado período (trimestre, semestre o año), tiempo que un cliente demora en pagar sus deudas, etc.
- Comparativos entre variables. Por ejemplo, considerar el promedio de pago los últimos dos meses versus el de los últimos 6 meses.
Importancia de tener un buen flujo de caja
Entendiendo que el flujo de caja es un informe que muestra los ingresos y egresos de efectivo en una empresa (en un período determinado), predecir el comportamiento de pago permite a las compañías contar con los recursos necesarios para realizar sus operaciones cotidianas. En otras palabras, al conocer el comportamiento de pago es posible evitar que el flujo de caja se vea afectado, pudiendo destinar un presupuesto de cobranza que se sustente con los recursos de la entidad.
Ahora bien, para poder tener una correcta previsión para deudores incobrables, la mejor opción es utilizar un software especializado que te permita tanto evaluar el nivel de riesgo de un cliente como automatizar gran parte del proceso de recuperación de deudas.
Siendo así, es necesario establecer un presupuesto de cobranza que incluya la incorporación de herramientas como Cobrotech, software que utiliza inteligencia artificial para evaluar el comportamiento de pago de cada cliente, permitiendo anticipar eventuales problemas de liquidez. Además, cuenta con un sistema de mensajería automatizado, agilizando al máximo el proceso de cobrar facturas.
Además, Cobrotech puede conectarse con los CRM y ERP de tu empresa, nutriéndose de datos de gran valor para gestionar de la mejor forma la recuperación de las cuentas por cobrar. Entendiendo el carácter estratégico de este tipo de plataformas, es vitas que las empresas las consideren en sus plataformas, pudiendo optimizar los costos de cobranza y mejorar considerablemente los resultados.