Cómo usar los emails de cobranza a tu favor


Estudios demuestran que cuanto más contacto tenga con sus clientes mayor será el éxito durante la recaudación de las cuentas por cobrar a tiempo. Una excelente forma de contactar a sus clientes es por correo electrónico.
Cada vez es más común utilizar servicios automáticos que se encarguen de enviar correos electrónicos preestablecidos a los clientes. Sin embargo, esto debe realizarse correctamente y no simplemente enviar el mismo correo electrónico a todos los clientes. Hay que considerar que para algunos clientes estos correos pueden ser enviados más tarde que a otros, lo que significa que su tono debe ser diferente para cada uno. Muchos de los clientes también han descubierto que los correos electrónicos que suenan exactamente igual una y otra vez eventualmente serán ignorados y enviados de inmediato a la lista de spam.

A continuación te mostramos los diferentes tipos de correos electrónicos que puedes enviarles a los clientes con cuentas vencidas.

CORREOS DE RECORDATORIO

Debes recordarles a los clientes que te paguen unos días antes de la fecha de vencimiento de la factura y al mismo tiempo mostrarles si hay todavía un saldo pendiente en su cuenta. Es posible que desees esperar hasta la fecha de vencimiento para ciertos clientes estratégicos, pero los clientes más nuevos deben ser a los 3-5 días antes de la fecha de vencimiento de la factura.

CORREOS POSTERIOR AL VENCIMIENTO

Esta notificación de correo electrónico debe enviarse el día en que la factura se vence, o dentro de los días posteriores a la fecha de vencimiento de la factura. Puede tener un tono amigable y, al igual que el correo de recordatorio, debe incluir una copia de la factura con información que el cliente necesitará para remediar la situación.

CORREOS DE RECAUDACIÓN

A medida pasa un tiempo considerable desde el vencimiento de una factura, deberas ajustar de la misma manera el tono de tus comunicaciones con los clientes. Las facturas que tienen más de dos semanas de antigüedad se convierten en un grave riesgo. Se debe enviar un correo electrónico de cobranza que les recuerde a los clientes el saldo vencido con un tono más serio que las comunicaciones anteriores. El cliente debe entender que esto se está convirtiendo en un problema serio para su organización y el no remediar la situación tendrá consecuencias negativas. Aun así, tu comunicación no necesita ser hostil, por el contrario, deberás darle a entender que aún deseas reforzar el compromiso de trabajar con él para resolver el problema.

COBROTECH te ofrece varios tipos de correos electrónicos para ser envidados automáticamente, estos adaptan su tono de manera inteligente según el estado de cuenta del cliente.

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